Bewerbungsabsagen – wie auch die tollste Absage daneben geht!

24. Februar 2014 | Von | Kategorie: Change HR, Recruiting

Henrik Zaborowski Bewerbungsabsagen – wie auch die tollste Absage daneben geht? Ganz einfach! Haben Sie als Recruiter/Recruitingverantwortliche/r sich auch die Mühe gemacht, nette, wohlmeinende Absagen zu formulieren? Um positiv beim Bewerber in Erinnerung zu bleiben, wenn Sie ihm/ihr schon absagen müssen. Und haben Sie verschiedene Absagen formuliert, damit Sie je nach Situation des Bewerbers die richtige standardisierte (äh, „individuelle“) Absage rausschicken können? Glückwunsch, das freut mich. Da haben Sie sich offensichtlich Gedanken gemacht. Aber vergessen Sie jetzt bitte nicht, Ihren Kopf eingeschaltet zu lassen. Denn die Tücke liegt wie immer – in der Praxis.

Es gibt ja immer mal wieder auf dieser Welt Stellenanzeigen, die einem ins Auge springen. Wenn es z. B. um eine Leitungsposition geht oder ein bekannter Arbeitgeber dahintersteckt. Und wenn diese Anzeigen laaaaange im Netz rumgeistert und nicht verschwindet, dann werde ich neugierig. Und teste ab und zu mal, was dahinter steckt – indem ich versuche den Kontakt zum Ansprechpartner in der Anzeige aufzunehmen. Entweder durch eine formlose Nachricht über die Sozialen Netzwerke, einen Anruf oder tatsächlich auch eine offizielle „Bewerbung“. Naja, also das Vorhaben scheitert natürlich dann schon, wenn überhaupt kein Ansprechpartner und keine Kontaktdaten angegeben sind. Kommt ja immer mal wieder vor … (wahrscheinlich um so jemanden wie mich fern zu halten. Aber bestimmt nicht nur mich). Aber darüber rege ich mich nicht mehr auf. Und Henner Knabenreich erlebt ja noch ganz andere Sachen, wie er mal wieder in „Hau bloß ab … so wird das nix mit den Bewerbern“ geschrieben hat. Und außerdem habe ich ja auch „Mythos Fachkräftemangel“ von Martin Gaedt gelesen (meine Meinung dazu demnächst, wer es nicht abwarten kann, Lars Hahn hat dazu schon einen schönen Artikel verfasst). Und da erlebt man doch immer wieder den einen oder anderen kleinen Schmunzler oder „Aufreger“, der schön die Tücken des Recruitingalltags zeigt. Im wieder gerne genommen: Die Bewerbungsabsagen! Dieses erlebte Beispiel möchte ich Ihnen nicht vorenthalten.

Ein renommierter Arbeitgeber suchte über eine Anzeige auf Xing (!) jemanden für einen speziellen Bereich im Recruiting (ich will hier ja niemanden in die Pfanne hauen, ich bleibe mal allgemein). Da sollte jemand zu finden sein, dachte ich. Als die Anzeige aber auch nach Wochen noch online war, habe ich der Personalreferentin (nennen wir sie Miss Lee, denn ich liebe „Urmel voll in Fahrt“) über Xing eine Nachricht geschickt mit der Frage, ob das Unternehmen sich auch vorstellen kann, diese Position übergangsweise mit einem Interim Manager zu besetzen. Damit es etwas offizieller ist, habe ich auch CV und zwei Zeugnisse mitgeschickt, das geht beim Premiumaccount ja. Ich hatte ja auch wirklich Interesse, ich wollte nicht nur ein „One-Click-Signal“ senden. Ich bekam lange keine Rückmeldung, dann aber irgendwann die kurze Antwort, ich möge mich bitte über den offiziellen Weg (also über das Onlinesystem oder eine „richtige“ email) bewerben. Erster Gedanke: „Achja, Fachkräftemangel, Social Media Recruiting und so. Wird doch alles überbewertet.“ Immerhin sollte ich keine Bewerbungsmappe per Post schicken, das ist doch auch schon was. Also nochmal „richtig“ bewerben. Jaja. Aber gut, verziehen. Nächster Gedanke: „Ah, eine Interimslösung kommt also in Frage! Sonst würde mir Miss Lee ja gleich schreiben, eine Interimslösung macht keinen Sinn. Da würden wir uns beide Arbeit sparen.“ Aber liebe Leser, Sie sind wahrscheinlich genauso skeptisch wie ich, oder? Zu Recht, wie ich später Dank eines richtig netten Absageschreibens erfuhr. Die Absage bekam ich nach etwa zwei Wochen von einer Assistentin der Personalreferentin (Respekt!) per mail. Und da stand:

„Sehr geehrter Herr Zaborowski,
für die Zusendung Ihrer Unterlagen und das damit verbundene Vertrauen möchten wir Ihnen recht herzlich danken.
Ihre Schilderung hat uns beeindruckt, zeigt sich doch ein interessantes Erfahrungsspektrum, das Sie in Ihrem bisherigen Berufsleben verwirklichen konnten. Wir haben lange diskutiert, für welche Aufgaben wir Sie einsetzen und welche Entwicklungsmöglichkeiten wir Ihnen langfristig bieten könnten.
Deshalb sind wir nach sorgfältiger Überlegung zu dem Schluss gekommen, dass wir Ihnen derzeit kein Angebot für eine Mitarbeit bei XXX unterbreiten können. Wir würden zunächst auch von weiteren Schritten absehen wollen.
Ihr Einverständnis vorausgesetzt, werden wir Ihre Kontaktdaten zu unseren Akten nehmen, um Sie auch in Zukunft über neue Möglichkeiten informieren zu können. Für Ihre persönliche und berufliche Zukunft wünschen wir Ihnen einstweilen viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen“

Jetzt muss ich erst einmal sagen: Schöner Absagetext! Da werde ich ja fast ein wenig rot im Gesicht, dass sich das Unternehmen so eine Mühe mit mir gegeben hat. Lange diskutiert und sorgfältig überlegt haben sie. Vielleicht bis spät in die Nacht? Überstunden wegen mir geschoben? Liebe Leute, das wäre doch nicht nötig gewesen. Aber „Danke“. Und ich habe sie sogar beeindruckt! Wann ist mir das das letzte Mal gelungen? Ach, wie schade nur, dass meine Tagträume genauso schnell wieder platzen. Denn leider zeigt die Absage, dass meine Bewerbung entweder gar nicht gelesen wurde oder es dem/der Zuständigen völlig egal ist, was ich für einen Eindruck vom Unternehmen mitnehme. Denn ich mag vieles gewollt haben, aber mit absoluter Sicherheit keine langfristigen Perspektiven!!! Ich habe mich als Interimlösung angeboten! Und die Frage, für welche Aufgabe ich eingesetzt werden könnte, stellte sich ja auch nicht, die war klar: Der ausgeschriebene Job. Fazit: Die Absagegründe sind völlig daneben – und damit auch die Absage! Schade um die schönen Worte.

Tja, wer jetzt die Recruitingszene nicht kennt oder gerade einen schlechten Tag hat, könnte erst mal sauer werden. „Die haben meine Bewerbung ja gar nicht gelesen. Und dann so ein geschwollenes blabla. Wollen die mich verar….?!“ Und daran, liebe Leser, sehen Sie, dass tolle, wohlformulierte Absagen falsch eingesetzt fast noch schlimmer sein können als Standardtexte. Und das es gar nichts nützt, wenn sich mal jemand die Mühe macht, wertschätzende Absagetexte zu schreiben – und diese dann ohne Sinn und Verstand eingesetzt werden. „Kopf aufmachen“ gilt wie immer auch hier.

Da bevorzuge ich doch fast den anderen Klassiker „Unser Mandant hat sehr spezifische Anforderungen, die sich leider nicht zu 100% mit Ihrem Profil decken. Es tut mir leid, dass ich keine besseren Nachrichten habe.“ Damit kann ich auch so gar nichts anfangen, aber immerhin ist es nicht so geschwollen.

Ich muss übrigens zugeben, dass ich in meiner Recruitingpraxis beide Absagen selber schon verwendet habe. Weil ich keine besseren hatte. Weil der Bewerber eigentlich grundsätzlich passte, aber dann halt doch zu alt, zu teuer etc. war. Und ich keine Zeit oder keine Lust hatte, ihm das zu erklären. Und weil es einfach sicherer ist, solche Standards zu verschicken. Einige Bewerber habe ich aber auch angerufen und es ihnen tatsächlich erklärt. In der Hoffnung, sie können mit der Wahrheit umgehen (dass mein Kunde einfach nichts mit ihm anfangen kann, obwohl er super ist).

Also, fragen Sie doch mal Ihre Praktikanten und junge KollegInnen, ob sie wissen, was sie da rausschicken? Das ist nämlich auch so ein Geheimnis aus der Praxis: Kaum jemand weiß noch, was in den hinterlegten Absagetexten steht … Und dann bitten Sie alle Beteiligten, vorher nochmal genau zu prüfen, ob der Text auch wirklich Sinn macht. Sonst geht nämlich auch die tollste Absage daneben.

Und wenn Sie wirklich schon den Fachkräftemangel spüren – schauen Sie doch mal ab und zu in Ihr Xing oder Linkedin Postfach. Vielleicht schlummern da noch ein paar interessante Bewerbungen?

Herzlichen Gruß,

Ihr Henrik Zaborowski

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14 Kommentare auf "Bewerbungsabsagen – wie auch die tollste Absage daneben geht!"

  1. Anika Zeimke sagt:

    Guten Morgen,

    wieder mal ein toller Artikel, nur diesmal fehlt mir ein bißchen die Quintessenz… Das „Anprangern“ von standardisierten… äh, individuellen Absagen ist die eine Seite. Mir fehlt die Alternative, die nicht ins Personalmarketing und Employer Branding reinpfuscht. Denn wenn ich ehrlich absage, und einem Bewerber sage, dass er zu alt ist, dann frage ich mich, wie das beim Bewerber ankommt. Und vor allem was er dann daraus macht (ich erwähne hier nur mal kununu) und welche Wellen das dann schlagen wird…

    Ich bin auch eher für die ehrliche Art, aber das AGG schlägt einem auch hier wieder mal ein Schnippchen. Viel eher als ehrliche Absagen wünsche ich mir wieder ehrliche Zeugnisse, aber auch das ist mittlerweile eine beliebte ABB-Maßnahme für Personaler. Beim Zeugnis ist es dem Mitarbeiter egal, ob es standardisiert… äh wohlwollend… äh gelogen ist… Komisch… Aber gut, wünschen kann man sich ja bekanntlich viel…

    Sollten wir nicht viel eher daran arbeiten, den von dir erwähnten Bewerbungsprozess so transparent wie möglich zu gestalten? Ich sehe viel Homepages, die nicht auf den ersten Blick oder Click einen Karriere-Button haben, wenn man die Karriereseite dann gefunden hat, verbirgt sich dahinter oft ein designloses Recruiting-Tool….. Anstrengend für die Bewerber. Und ich spreche da aus eigener Erfahrung! Ich habe mich auf solche Jobs schon gar nicht mehr beworben. Man, was mir vielleicht für Karrierechancen entgangen sind… Ich mag gar nicht drüber nachdenken!

    Ich bin immer ansprechbar für potentielle Bewerber. Die Reaktion ist immer ganz komisch, wenn ich das in einem Telefoninterview erwähne. Aber das ist doch mein Job? Oder habe ich da was falsch verstanden?

    Herzliche Grüße
    Anika Zeimke

    • Henrik Zaborowski sagt:

      Hallo Frau Zeimke, nein, Sie haben gar nichts falsch verstanden in der Art wie Sie Ihren Job offensichtlich machen 🙂 Aber zu Ihrer Frage nach der Quintessenz: Meine Aufforderung ist, beim Absagen „den Kopf aufzumachen“. Ich möchte darauf hinweisen, dass jede Absage in einem Zusammenhang gesehen werden muss. Wenn ich mich, wie in diesem Fall, als Interim Manager bewerbe, dann suche ich ja keine langfristige Perspektive. Die richtige Antwort wäre hier gewesen: „Herr Zaborowski, wir suchen jemanden, der diesen Bereich langfristig betreut und ausbaut. Daher kommt eine Interimlösung für uns nicht in Frage.“ Das wäre die einfachste Antwort gewesen. Stattdessen wird aber wie folgt verfahren: „Oh, das ist ein Bewerber mit Berufserfahrung. Für den haben wir im System die wertschätzende Standardabsage „Professional“ hinterlegt. Die muss ich auswählen.“ Und dann geht das Ding raus. Ist in meinem Fall nicht schlimm, mit mir werden die eh auch in Zukunft nichts anfangen können. Aber ich bin ja kein Einzelfall. Deswegen meine Quintessenz: Überlegt bitte vorher nochmal, welche Absage wirklich passt. Denn sonst geht halt auch die best forumulierte Absage „in die Hose“. Herzlichen Gruß, Henrik Zaborowski

  2. Micha sagt:

    Frage:
    Echt, man sagt einem Kandidaten immer noch ab, weil er/sie zu alt ist? Wie war das doch mit dem Gleichstellungsgesetz und mit Antidiskriminierung?

    Wie würden Sie sich fühlen, wenn man Ihnen wegen Ihres Alters absagt? Wir alle werden mal „alt“ (wenn wir vorher nicht sterben)!

    Wie sollen wir bis 67 arbeiten, wenn wir z. B. mit 50 unseren Job verlieren, aber dann keinen Job mehr kriegen, weil wir zu alt sind?

    Die Arroganz der „Jugend“ ist schon traurig. – Vom Alter her würde ich wohl zur „Jugend“ zählen.

    Gruß

    • Henrik Zaborowski sagt:

      Tja, das mit dem Alter als Absagegrund … das wird erst einmal noch Thema bleiben. Auch wenn es das offiziell nicht geben darf. Aber ich kenne genug Teams oder Führungskräfte die sagen, wir wollen hier jemanden im Alter von … bis …. Und wer da nicht reinpasst, wird auch nicht genommen. Offiziell wird dieser Grund natürlich nicht genannt. Und so absolut formuliert das auch kaum jemand. Es wird halt „gewünscht“ – und dann solange gesucht, bis jemand im richtigen Alter auftaucht. Aber mal sehen, wann sich das ändern wird. Ich bin zuversichtlich … so in 10-15 Jahren?

      • Stefan Nette sagt:

        Ich habe auch genau so eine Führungskraft im Unternehmen. Ich mag den Kollegen, fachlich ist er spitze, menschlich ein wenig kautzig aber ich komme gut mit ihm zurecht, er ist nicht verkehrt.

        Dummerweise blockt der gute nur jeden Bewerber der nicht in sein Altersspektrum passt. Der Kommentar ist dann immer „pass nicht ins Team“. Ich halte das für hanebüchenen Unfug, ein gut gemischtes Team würde ich stets vorziehen. Man kann von vielem was ältere Mitbringen profitieren, aber gut er möchte nicht. Ich habe es mittlerweile aufgegeben mich mit Ihm über das Thema auseinander zu setzen und versuche es auf eine andere Schiene, ich hole ältere in andere Abteilung. Wenn sich die Alterstruktur im Unternehmen verschiebt wird er sich schon irgendwann nicht mehr wiedersetzten können. Und wenn doch, soll er halt. Ich habe andere Projekte in die ich gerne Energie investiere 🙂

        • Micha sagt:

          Diese Führungskraft, die keine älteren MAs wünscht, sollte man erinnern, dass er/sie in ein paar Jahren auch zahlenmäßig „alt“ sein wird. Wie würde er/sie sich dann fühlen, wenn man ihm/ihr wegen des Alters absagen würde? Das Ganze kann irgendwann als Boomerang zurückkommen.

          Jung ist nicht immer gut, und Alt ist nicht immer schlecht. Ein Mix ist wichtig. Außerdem sagt das Alter wenig über das mentale Alter aus. Young at heart. Ich habe vier junge KollegenInnen, die so etwa 25-27 Jahre alt sind, und da frage ich mich manchmal, ob die überhaupt einen Puls haben. 🙂 Und dann das „bossy“-Gehabe. Von professionellem Umgang haben die noch nichts gehört. Keine Lebenserfahrung. Kaum Berufserfahrung, meinen aber, sie wüssten alles. Sie wissen nicht, dass sie nichts wissen. Wie eine Clique zu Schulzeiten. Auf der Arbeit habe ich bei Erwachsenen jedoch wenig Verständnis für pubertäres Gehabe. 🙂 Es ist schwierig, das zu beschreiben, man muss sie einfach mal erlebt haben. Oder lieber nicht. 🙂

  3. […] Was ist nun, wenn der Bewerber nicht der richtige war? Mit einer lieblosen Standardabsage für immer verprellen? Oder doch auch in diesem Prozessschritt Wertschätzung zeigen? Durch eine auf ihn zugeschnittene […]

  4. Stefan Nette sagt:

    Das ist mir zu viel Speichelleckerei. Wenn man schon speichel leckt, dann bitte individuell. Wenn ein Bewerber wirklich ein burner war, aber es aktuell nicht klappt, dann schreibe ich ihm ein paar Individuelle Zeilen. Meine Standartabsage sieht so aus:

    vielen Dank für Ihr Interesse an XXXXXXXXXXX.

    Nach eingehender Prüfung müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung für die ausgeschriebene Stelle nicht berücksichtigen konnten. Bitte lassen Sie sich hiervon nicht zu sehr entmutigen und behalten Sie unsere Stellenausschreibungen im Auge. Eventuell entsteht in Zukunft eine neue Perspektive für eine Zusammenarbeit.

    Wir bedauern, Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt keinen positiven Bescheid geben zu können und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Verwirklichung Ihrer beruflichen Ziele.

    Manöverkritik? 🙂

  5. Stefan Nette sagt:

    Dann bin ich ja beruhigt, es gibt immer mal Tage an denen ich mich frage ob das was ich so fabriziere denn auch gut ist. Als One Man Show ist es leider schwierig sich versierte Meinungen einzuholen. Ein HR-Kollege/in wäre schon Gold wert, aber den werde ich warscheinlich Ende des Jahres oder im nächsten Jahr auch beschäftigen können.

    Danke für die Rückmeldung

  6. Alexander Kowalik sagt:

    Hallo Herr Zaborowski,

    Ich habe hier auch eine interessante Geschichte für Sie:

    Im Januar habe ich mich bei (den Namen der Firma nenne ich nicht, wäre ja peinlich für die Firma) einem Congress- und Messezentrum in Schleswig-Holstein als Auszubildender zum Veranstaltungskaufmann beworben. Im März bekam ich eine Absage. Das Kuriose war aber ein Abschnitt im Text, der mich sehr verwundert hat:“…Die große Zahl der Bewerbungen für die Ausbildungsstelle zur VeranstaltungskaufFRAU erfordert jedoch einen konsequenten Auswahlprozess…“

    Ich habe noch mal nachgeprüft, in meiner Bewerbung war deutlich, dass ich eine männliche Person bin und mich auch als Veranstaltungskaufmann beworben habe. Die Anzeige selbst habe ich auch geprüft, es wurde eine weibliche sowie ein männlicher Azubi gesucht.

    • Hallo Herr Kowalik, vielen Dank für diesen Klassiker 🙂 Ich tippe mal darauf, dass Sie im E-Rec System aus versehen als „Frau“ angelegt wurden. Oder die Absage wurde per copy & paste verfasst und Sie sind in den Stapel „Absage weiblich“ gerutscht … Herzlichen Gruß, Henrik Zaborowski

  7. […] Frechmut und Können” ist nachzulesen, was Barbara Artmann über die Unsitte, nicht einmal eine Absage auf Bewerbungen zu geben, […]

  8. Bea Hönig sagt:

    Hallo,
    ich wäre schon manchmal froh, wenn ich überhaupt Absagen erhalten würde. Heutzutage kann man warten bis „man schwarz wird“.

    Viele Grüße

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