Erfolgreiches Recruiting hat was mit Bewerbermanagement zu tun. Iiiihh, Bewerbermanagement? So ein kantiges Wort, umhüllt vom Muff der Personalsachadministration und belegt mit den Zutaten des Scheiterns „einheitliche Prozesse“ und „Standardbewerberkommunikation“. Und das aus meinen Fingern …. Naja, ich könnte Ihnen ja schreiben, dass Sie mit gutem Bewerbermanagement eine tolle Candidate Experience hinbekommen und damit die Candidate Journey zu einer First Class Reise machen 😉 Das liest sich doch schon viel luftiger, oder? Ich kann Ihnen aber auch was von der „Zaborowski Methode“ schreiben. Oder besser, schreiben lassen. Bereit?
Erfolgreiches Recruiting muss nicht hipp sein
Letzte Woche referierte ich zum Modul „Bewerbermanagement und Personalvorauswahl“ im Rahmen des Online Studiums „Erfolgreiche Personalauswahl und Rekrutierung“ der Quadriga Hochschule Berlin. Ich sprach im Wesentlichen über die Rollenverteilung von HR und Fachbereich bei der Erstellung der Stellenbeschreibung, über die Notwendigkeit schlanker Bewerbungsprozesse und Fehler in der Personalauswahl, die dazu führen, dass wir zu vielen passenden Bewerbern absagen. Nach diesem Modul gab es von den Teilnehmern natürlich auch Feedback. Eines hatte ich in dem Chatfenster gar nicht wahrgenommen und las es erst ein paar Tage später. Es lautete: „Viel zu allgemein, bereits tausendfach gehört oder selbst längst umgesetzt“. Meine erste Reaktion: „Wie doof!“ (ich mag nämlich kein negatives Feedback …). Mein zweiter Gedanke: „Na, ist doch super für die Feedbackgeberin. Bei denen läuft offensichtlich alles richtig“ (es haben nur Frauen an dem Modul teilgenommen, deswegen weiß ich, dass es eine Frau geschrieben hat ;-)). Und mein dritter Gedanke: „Naja, liebe Leute, was erwartet Ihr denn auch? Im Bewerbermanagement geht es um basics, was soll ich da sonst erzählen?“
Und das gilt übrigens nicht nur für mich. Gerade war ja wieder die Social Media Recruiting Conference 2016 und da hat Jan Kirchner von der Wollmilchsau einen tollen Vortrag zum Thema Candidat Journey gehalten. Top top top! Aber um ehrlich zu sein: Alles Punkte, die heute schon in ein modernes Recruiting gehören. Und warum hält er den Vortrag trotzdem? Weil er wie ich eine Recruitingpraxis vorfindet, die dem möglichen Standard 5-10 Jahre hinterherhinkt. Da sehen offensichtlich auch viele andere so, wie das Feedback zu meinem tweet zeigt:
(Von der SMCR16 hat übrigens Anne Engelshowe eine tolle Zusammenfassung auf ihrem neuen blog „Salon der Guten“ geschrieben. Sehr lesenswert)
Und wissen Sie was immer, immer wieder meine Erfahrung ist? Eigentlich weiß jeder, wie gutes Bewerbermanagement funktioniert. Denn jeder hat ein Bild vor Augen, wie er/sie selber gerne als Bewerber behandelt werden will. ABER: In der Praxis treffe ich sehr selten auf wirklich gutes (im Sinne von gewinnendem, einen positiven Unterschied machendem) Bewerbermanagement. Extrem selten sogar. Warum nur, warum?
Gutes Bewerbermanagement ist ein Schlüssel für erfolgreiches Recruiting! Glauben Sie mir! Da können Sie echte Schätze heben. Und das schöne ist: Es muss auch nicht mal ansatzweise teuer, funky, hipp oder innovativ (im Sinne einer echten Innovation) sein. (Personalmarketing übrigens auch nicht, wie Florian Schrodt auf der SMRC16 eindrucksvoll mit seinem Vortrag bewies!!). Den „Recruitingbeweis“ liefere ich Ihnen jetzt anhand eines praktischen Erfahrungsberichtes. Nicht von mir, sondern von Herbert Drexl, Geschäftsführer der PPA Gesellschaft für Finanzanalyse und Benchmarks Schweiz mbH Zürich, Schweiz. Eine mittelständische Beratung / Dienstleister mit 100 Mitarbeitern.
Herr Drexl saß letztes Jahr in meinem Vortrag über unsere Fehler in der Personalauswahl am ZWW der Uni Augsburg.
Und anschließend diskutierten wir angeregt darüber. Und er meinte zu mir: „Ich probiere Ihre Tipps mal aus, Zaborowski.“ Und vor ein paar Wochen, also Monate nach dem Vortrag, kommentierte er auf XING einen Artikel von mir und erwähnte, wie begeistert er von der „Zaborowski Methode“ ist, wie er es nannte. Ich fühlte und fühle mich geehrt 😉 Und habe ihn gebeten, mir mal seine Erfahrungen nochmal zusammenzufassen. Was er gerne gemacht hat. Und diesen Erfahrungsbericht bzw. „lessons learned“ möchte ich Ihnen auf gar keinen Fall vorenthalten und bedanke mich ganz herzlich bei Herrn Drexl!
Erfolgreiches Recruiting – einfach mal ein paar Dinge anders machen
——————————————————
Hier beginnt der Teil von Herrn Drexl:
Stellenanzeige:
Alt: sachlich, rein auf Tätigkeitsbeschreibung und Anforderungen beschränkt
Neu: mit mehr „Menschlichkeit“ gefüllt! Feedback von den Bewerbern: „ Man hat den Eindruck der Mensch ist bei euch in der Firma noch wichtig“
Erfahrung: Deutlich mehr Bewerbungen als beim letzten Lauf, auch Bewerbungen die geschickt wurden obwohl das Profil nicht 100% passt.
Erfolgreiches Recruiting durch andere Bewerberauswahl
Alt:
- Anschreiben und Lebenslauf wurden auf Sorgfalt geprüft. Wer hier nicht sorgfältig war, wurde gar nicht eingeladen.
- Jeder hat alle Bewerbungen gesichtet, dann wurde im kleinen Kreis diskutiert, ob man den Bewerber einladen soll oder nicht.
- Bewerber wurden direkt zum persönlichen Gespräch eingeladen
- Beim Gespräch (immer mit Chef und Stellvertreter) wurde versucht herauszufinden, ob es der ideale neue Mitarbeiter ist
- Die Bewerber wurden nach Hause geschickt mit dem Hinweis „wir melden uns“
- Danach wurde diskutiert und am Ende aller Gespräche die Auswahl getroffen, wer ein Angebot bekommen soll.
NEU:
- Zwei weitere Mitarbeiter aus der Abteilung für die Mitarbeiter gesucht wurde, wurden zum Recruiting hinzugenommen
- Alle Bewerbungen wurden von Chef und Stellvertreter schnell gescannt => was komplett aussichtslos war wurde abgesagt, alle anderen wurden an die vier Mitglieder des „Recruiting Teams“ verteilt und jeder sollte „seinen“ Kandidaten anrufen und die Fragen stellen, die ihm als erstes aufgefallen sind (z.B. sie haben so häufig gewechselt, was war der Grund). Für diese Telefonate wurden den Mitarbeitern ein Telefonleitfaden an die Hand gegeben (wie melde ich mich, wie stelle ich offene Fragen und vermeide geschlossene Fragen usw.), d.h. der Mitarbeiter wurde im Vorfeld vom Chef für diese Aufgabe vorbereitet
- Nach dem Telefonat gab jeder seinen Vorschlag ab, also „einladen“ oder „zurückstellen“ oder „absagen“
- Die Bewerber wurden aufgrund dieser Ergebnisse eingeladen und von jeweils einem zweier Team aus erfahrener Recruiter + einem „Neuling“ (Mitarbeiter aus der Abteilung) ca. 1 Stunde interviewed.
- Vor einem Vertragsangebot wurden alle für ein „Schnupperarbeiten“ eingeladen (immer gleiches Drehbuch: Fachliche Eignung mit dem Fachverantwortlichen+ Sitzen neben einem Kollegen aus der Abteilung die wir verstärken wollten) => Danach Feedback Runde der Beteiligten und meist im Anschluss Vertrag oder Zurückstellen oder Absagen
Was sind unsere Erfahrungen
:
- Der Chef hat weniger Zeitaufwand, da die Vorselektion en Detail bei den Mitarbeitern lag.
- Alle Mitarbeiter im Team waren hochmotiviert, da sie direkt mit den Bewerbern in Kontakt getreten sind
- Kein Termin war ein totaler Reinfall, weil alle Termine telefonisch vorqualifiziert waren. Beim alten System war manchmal nach 10 Minuten eigentlich schon klar, dass es nicht passt und man hat sich über die Zeit gequält.
- Wir konnten durch die Telefonvorauswahl die „Nuggets“ finden
Erfolgreiches Recruiting leicht anders = mit diesen Ergebnissen
Beispiel 1: Ein Bewerber hatte kein Anschreiben und ein Zeugnis fehlte auch. Das führte bisher zu einer Absage. Stattdessen konnte durch den Anruf von der Kollegin geklärt werden: Das fehlende Anschreiben war ein technisches Problem über das Jobportal und das Zeugnis hatte der Bewerber noch nicht, konnte uns aber eine interne Beurteilungen schicken. Der Bewerber wurde uns bester Kandidat, den wir schon beim Bewerbungsgespräch die mündliche Zusage geben konnten (musste aber trotzdem Schnuppern)
Beispiel 2: Laut Lebenslauf hatte der Bewerber 6 Jahre für den Bachelor in Wirtschaft gebraucht. Das ist viel zu lang und führt normalerweise zu einer Absage. Außerdem war das Bewerbungsbild grausam schlecht. Diesmal wieder Klärung durch einen Anruf eines Kollegen: Der Bewerber musste sein Studium selber verdienen und da er indische Wurzeln hat war er über ein Jahr in Indien, weil er nachher beim Arbeiten nie wieder so lange Zeit hat, seine Heimat einmal intensiv kennen zu lernen. Beim Bild hatte er gemeint, er müsse bei Bewerbungen ein Biometrisches Bild mitschicken (da hat ihn jemand schlecht beraten). Ergebnis: Er hat uns durch seine fröhliche Art, sein Wissen und seine rasche Auffassungsgabe überzeugt.
Beispiel 3: Bei einem Fall hatte eine Kollegin den Bewerber angerufen, beim Gespräch (zwei Wochen später) und in der Vorbereitung mit dem Lebenslauf in der Hand haben wir uns gefragt warum die Kollegin den Bewerber eingeladen hat…nach dem Gespräch war alles klar und die Person haben wir bei uns unter Vertrag genommen.
Beispiel 4: Ein Bewerber hatte optimale Voraussetzungen, aber beim Lebenslauf hatten wir das Gefühl der fühlt sich bei uns nicht wohl. Also wieder Anruf durch einen Kollegen, nach 5 Minuten war klar: Falsche Baustelle, den Job hat er gar nicht gewollt. Somit Zeitersparnis für uns, denn den hätten wir eingeladen.
—————————————–
Und? Kommt Ihnen das eine oder andere bekannt vor? Ich hoffe doch, denn dann sind Sie regelmässiger Leser/in meines blogs 😉 Und das würde mich freuen. Sie sehen, dass Sie alleine mit dem Griff zum Telefon einen enormen Hebel haben, um „die richtigen“ zu identifizieren. Glauben und raten Sie nicht, fragen Sie! DAS ist IHR Job!
Zum Schluss schrieb Herr Drexl noch ein paar Gedanken / lessons learned, die ich Ihnen nicht vorenthalten will, denn die kann ich zu 100% unterschreiben:
Nicht „Mr./Mrs. Perfect“ suchen:
Wenn unser Anforderungsprofil und der Lebenslauf des Bewerbers identisch sind, hat der Bewerber schnell auch andere Angebote und wir konkurrieren mit mehreren „Wettbewerbern“ um diesen Bewerber. Aber wenn die Bewerbung schlecht (nicht ganz passend) ist, kann der Bewerber trotzdem gut sein! Und diesen „ungeschliffenen Diamanten“ gilt es zu finden, denn der wird nicht gleich vom Markt weggeschnappt. Und er wird dem Unternehmen, das ihn „geschliffen“ hat länger erhalten bleiben, weil er dankbar ist für die Chance und weil er ja formal / von außen betrachtet nicht so interessant für den Markt erscheint.
Der Fokus muss auf der Motivation liegen:
Wer motiviert ist kann vieles lernen und bringt langfristig die Leistung, die gefordert ist. Darum prüfen wir, wie hoch die Motivation des Bewerbers für den Job und uns ist. Wem Schnuppern zu viel Aufwand ist, fällt raus (hier habe ich allerdings leichten Diskussionsbedarf, HZ)
Wenn die Motivation unklar ist, kann man dem Bewerber eine Aufgabe geben. Eine Kandidatin hat z. B. in vielen Worten immer wieder betont, wie sehr sie motiviert ist und eine Chance braucht, um zu zeigen was in ihr steckt. Da sie das nötige know how noch nicht hatte, haben wir ihr die Aufgabe gegeben, sie möge einen Crashkurs Buchhaltung belegen. Wenn sie den erfolgreich meistert, hat sie den Job. Sie hat sich vielmals für die Chance bedankt und hat sich nie wieder gemeldet …
Also, lieber Leser, sie sehen: Recruiting ist keine Zauberei. Fangen Sie an, anders mit den Bewerbungen umzugehen, die Sie haben. Meine Erfahrung sagt mir, dass etwa 30% der Bewerber, die ohne Gespräche etc. abgelehnt werden, den Job können und eingestellt worden wären, hätten sie die Chance für ein persönliches Gespräch bekommen. Und denken Sie immer daran, Sie suchen keine Bewerbungsprofis, wie Martin Gaedt in „3fach ungeübt“ wieder mal exzellent ausgeführt hat. Und weil das Thema Personalauswahl so wichtig ist und einer DER Schlüssel für erfolgreiches Recruiting, werde ich auf der Zukunft Personal nochmal darüber sprechen. Und zwar am Mittwoch, dem 19.10.2016 um 14 Uhr am Stand H.06 in Halle 3.1 von HR Pulse. Vielleicht sind Sie dabei? Ich würde mich freuen.
Ansonsten sehen wir uns doch auf jeden Fall auf der HR Night am Dienstagabend, oder?
Herzlichen Gruß,
Ihr Henrik Zaborowski