Henrik Zaborowski „Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle im Bewerbungsverfahren“ sagen 89% Prozent befragter Bewerber. Wussten Sie das schon? Also, ich bin überrascht. Nicht über die Aussage, sondern darüber, dass es für diese Erkenntnis eine Studie braucht. Ähm, wer bitte soll denn sonst im Bewerbungsprozess für den Bewerber eine Rolle spielen, wenn nicht die zukünftige Führungskraft? Interessant. Mir war nicht bewusst, dass wir tatsächlich noch auf diesem Wissensstand sind. Na, vielleicht kann ich da noch ein wenig zur Aufklärung beitragen. Bin Ihnen eh noch einen Artikel zu dem Thema schuldig. Es ist ein Skandal, aber was soll ich machen?

Führungskräfte sind die besseren Recruiter

Ich hatte im Dezember sechs Recruitingerkenntnisse aus meinem letzten Projekt als Interim Recruiter genannt und weiterführende Artikel dazu versprochen. Sorry, ich hinke hinterher. Aber nun las ich gerade auf Haufe.de den Artikel „Bewerber wollen lieber mit dem zukünftigen Chef als mit HR reden“ (aus dem auch die obige Aussage stammt). Und auf dem HR BarCamp diese Woche will ich unbedingt eine Session zum Thema „Team Recruiting“ machen. Hoffe, der Vorschlag wird angenommen. Zwei Anstöße also, um jetzt dochmal ein paar Gedanken zu dem Thema „Führungskraft im Recruiting“ runter zu schreiben. Die Kurzversion: „Führungskraft schlägt HR“. Die Langversion folgt jetzt.

Vielleicht sollte ich einfach damit anfangen, was die Führungskraft in der Regel besonders gut kann:

  • die fachliche Qualifikation des Bewerbers einschätzen (auch wenn der CV nicht perfekt ist und die nötigen Schlüsselwörter enthält)
  • die eigentliche Aufgabe und das tägliche Arbeiten schildern
  • die richtigen Fragen stellen, um die fachliche Kompetenz des Bewerbers wirklich auszuloten
  • einen Eindruck vermitteln, wer und wie die zukünftige Führungskraft des Bewerbers ist (er/sie selber nämlich)
  • einen Eindruck gewinnen, ob er/sie mit dem Bewerber arbeiten kann (ob die Chemie stimmt)
  • individuelle Aussagen „in der Grauzone“ treffen, weil er/sie später auch die Entscheidungen trifft („kann ich ab und zu vom home office arbeiten?“)

Das alles kann HR in der Regel nicht. Zumindest in den allermeisten Fällen. Vielleicht die „Umbertos„, die „neue“ Generation der Recruiter. Aber auch die werden, je nach Spezialisierung, an ihre Grenzen stoßen. Dabei sind doch genau die Punkte oben die Wesentlichen, oder? Ich meine, was habe ich davon, wenn der Bewerber nach drei Tagen eine Eingangsbestätigung bekommt, aber HR keine inhaltlichen Fragen zum Job beantworten kann (oder will). Was ist wichtiger bzw. wofür brauche ich aussagekräftige Menschen? Eine Eingangsbestätigung verschickt das System oder die Praktikanten. Einem Bewerber Expertenfragen beantworten, können nur wenige. Am besten die Führungskraft oder Fachkollegen aus dem Team. Das eine ist Pflicht oder Hygenefaktor, das andere Kür und erfolgsentscheidend. Ich denke, da sind wir uns einig.

Beispiele? Gerne. Bei meinem letzten Kunden gab es einen Teamleiter, der echte Spezialisten suchte. Die Zahl der Guten war/ist überschaubar. Noch dazu hatte das Unternehmen ein, nun sagen wir mal, eingeschränkt gutes Image als Arbeitgeber. Der beauftragte Personalberater berichtete von vielen Absagen, sobald er den Arbeitgeber nannte. Aktive Bewerbungen kamen nur sehr selten. Die Führungskraft war aber der festen Überzeugung: Wenn ich erst einmal mit den Kandidaten ins Gespräche komme, dann kann ich sie auch überzeugen. Was tat er also? Er nutzte zur erst einmal sein Netzwerk. Er war schon länger in der Szene und fragte seine Kontakte nach Empfehlungen. Dann suchte er auf XING nach passenden Kandidaten (oder ließ sie sich von mir vorschlagen) und sprach diese direkt über XING an. Bei Interesse telefonierte er mit ihnen, ohne vorher einen CV gesehen zu haben. Er lud die Interessenten zum unverbindlichen persönlichen Gespräch ein, z. B. zum Abendessen oder auf ein Kölsch in der Kneipe. Das erste „offizielle“ Vorstellungsgespräch führte er mit zwei Teammitgliedern, die sowohl auf hohem Niveau die fachlichen Qualifikationen prüfen konnten, gleichzeitig selber einen persönlichen Eindruck des potentiellen neuen Teammitglieds bekamen und wiederum dem Bewerber einen Eindruck gaben, wer da so arbeitet. Den Bewerbern wurden auch die Büros gezeigt und weitere Kollegen vorgestellt. Die Führungskraft übernahm natürlich auch die Gehaltsverhandlungen.

Was habe ich (HR) bei der ganzen Sache gemacht? Nun, zum Einen mögliche Kandidaten auf XING gesucht und ihm genannt. Zum Anderen bei einem Gespräch dabei gesessen, nochmal generelle Informationen zum Unternehmen und den allgemeinen Rahmenbedingungen gegeben – und den Vertrag fertig gemacht. Lief super, alle waren zufrieden. Das bringt Sie und mich jetzt natürlich zu der Frage: Was macht denn dann eigentlich noch HR?

Führungskräfte brauchen HR im Recruiting – zum Händchenhalten

HR hat einen immens wichtigen Job! Nur sieht der ganz anders aus, als oft verstanden wird. HR hält Händchen. HR organisiert. HR trifft auch mal ne Entscheidung. HR hält den Rücken frei. HR ist die gute Fee, der Assistent, der Erfüllungsgehilfe. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Alle Führungskräfte sind (gefühlt) immer „Land unter“. Da stören Bewerber nur (naja, bei vielen Führungskräften, leider). Deswegen kümmert sich HR um die Organisation. Termine machen, Erinnerungen schicken, der Führungskraft mal auf den Zehen stehen. Wenn nötig „an der kurzen Leine führen“ ist vielleicht der beste Ausdruck. Den Führungskräften helfen, eine gute Führungskraft zu sein und das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren: Das Recruiting der passenden Mitarbeiter. Trotz des ganzen Tagesgeschäfts.

Beispiele? Gerne. Bevor ich mein Interimprojekt begann, übernahm eine Werkstudentin, die nur 2,5 Tage die Woche da war, die Terminkoordination für Bewerbungsgespräche. Das ist an sich schon nicht optimal, aber bei einer Führungskraft aus dem Fachbereich, von der nicht mal die eigenen Mitarbeiter immer wissen, wo er gerade ist, wird es richtig schwierig. Und wenn diese Führungskraft aufgrund vom Tagesgeschäft Bewerbungsgespräche auch gerne mal cancelt, ist das quasi tödlich. Bis dann ein neuer Termin gefunden wird, vergeht sehr viel Zeit.

Als ich das Projekt begann wurde mich gleich gesagt, dass dieser Abteilungsleiter für den ich arbeiten sollte, extrem schwer für Vorstellungsgespräche zu bekommen ist. Und ich Rücksicht nehmen muss, weil er soviel anderes zu tun hat. Nun, so rekrutiert man aber keine Spezialisten. Ich musste mir also was einfallen lassen. Mein Plan sah wie folgt aus:

  • Such den direkten Kontakt zur Führungskraft und finde heraus, wie wichtig ihm das Recruiting ist. Was ist SEINE Strategie? (ich fand heraus, dass auch er sich als Nadelöhr sieht und gar nicht bei jedem Gespräch dabei sein will! Eins reicht ihm, den Rest sollen seine Teamleiter machen)
  • Finde einen anderen Entscheider, der besser verfügbar ist und den Großteil der Gespräche übernehmen kann (der war schnell gefunden und mit ihm entwickelte sich eine exzellente Zusammenarbeit. Er hatte auch genug zu tun, wusste aber um die Bedeutung seiner Rolle im Recruiting. Außerdem war es in seinem eigenen Interesse, gute Mitarbeiter zu finden)
  • Sei so oft wie möglich bei der Führungskraft präsent und rede mit ihm! Er muss wissen, dass wenn ich ihm sage, jetzt muss er „funktionieren“, jetzt muss er beim Gespräch dabei sein, dann sollte er das auch tun (und auch das hat nach wenigen Gesprächen super geklappt).

Das meine ich mit „an der kurzen Leine führen“. Als die Führungskraft bei einem (finalen) Telefoninterview sich nicht in die Konferenz einwählte, bat ich den Bewerber, zu warten, telefonierte der Führungskraft hinterher, bestand darauf, jetzt das Gespräch zu führen und brachte ihn nochmal auf den aktuellen Stand, um ihm die Bedeutung des Gesprächs klar zu machen. Er machte einen super Job und eine Stunde später hatte der Bewerber das Angebot. Einen weiteren Tag später nahm er es an.

Der Punkt ist doch der: Viele (gute) Führungskräfte blockieren ja nicht wissentlich oder aus Vergnügen. Aber sie stecken nicht bei jedem Bewerber im Detail in den Recruitingprozessen. Wissen nicht, dass der Bewerber vielleicht abspringt, weil er Alternativen hat. Also muss HR genau diese Infos bereitstellen. Oder noch besser: So verlässlich und kompetent Zwischenentscheidungen fällen, dass der Fachbereich lernt: Wenn HR mir sagt, ich soll jetzt dies und das tun – dann mache ich das besser auch! Das kriegen Sie aber nicht geschenkt. Das ist Organisation, Vertrauen aufbauen, Kompetenz zeigen. 

Warum HR auch mal Entscheidungen treffen sollte

Falls Sie jetzt den Eindruck haben, HR sei bei mir wirklich nur reiner Erfühllungsgehilfe und brauche deswegen keine große Ahnung zu haben … täuschen Sie sich nicht. Ich nehme mich und meinen Kompetenzen schon noch ernst. Es hilft, auch fachlich zu wissen, was der interne Kunde sucht. Noch ein Beispiel? Here we are: Ich war zwei Wochen an Bord, da bekomme ich über das E-Recruitingsystem eine Nachricht von einem Fachbereich zu einem Bewerber. „Den sollten wir einladen“. Ich rief den Bewerber im System auf und bekam einen Schreck. Er war ein Top Spezialist vom Wettbewerb! HR hatte den Bewerber an den Fachbereich weitergeleitet mit der Bitte um Prüfung. Der Fachbereich recrutierte allerdings so selten, dass er die mails vom System ignorierte und sich erst nach drei Wochen die Unterlagen mal ansah. Drei Wochen! Ich rief den Bewerber sofort an, entschuldigte mich für die lange Wartezeit und lud ihn zum Gespräch ein. So etwas darf einfach nicht passieren! Nicht bei einem Bewerber vom Wettbewerb. Da ist es doch offensichtlich. Oder sollte es sein. HR muss in der Lage sein, in solchen Fällen Entscheidungen zu treffen.

Nachdem ich die Fachbereiche besser kannte, habe ich manche Bewerber direkt zum Gespräch eingeladen, ohne vorher die Fachbereiche zu fragen. Einfach, weil es schneller war. Und das hat gut funktioniert. Klar, da war auch mal ein „Fehlschuss“ dabei. Aber das passiert. Das war nie ein großes Problem. Wozu gibt es HR, wenn die dann doch jeden Bewerber weiterleiten, weil sie die Qualifikationen nicht einschätzen können? Genau.

Bewerber wollen mit Fachbereich / Führungskraft sprechen

Achso, um zum Ende zu kommen. Die Erkenntnis oben, dazu brauchen Sie keine Studie. Fragen Sie einfach mal die Bewerber, die Sie so haben. Wir haben immer wieder zwei Gründe genannt bekommen, warum sich Bewerber für uns entschieden haben: Super kompetente (und nette) Führungskraft und spannende Aufgaben. Dass HR den Prozess gut gesteuert hat, wurde positiv wahrgenommen. Aber das war kein Entscheidungskriterium. Warum auch? Mit dem Recruiter hat man nachher ja nichts mehr zu tun. Außer, der Bewerber ist eine Führungskraft 🙂

In diesem Sinne – herzlichen Gruß,

Ihr Henrik Zaborowski