Active Sourcing und Aufbau einer professionellen Recruiting Abteilung

6. August 2015 | Von | Kategorie: Recruiting

Henrik Zaborowski Active Sourcing ist angekommen … in den meisten deutschen HR Köpfen. Operativ aber in vielen HR Abteilungen (noch) nicht. Das hat Gründe. Denn eine professionelle Recruting / Active Sourcing Abteilung aufzubauen ist nichts, was „man mal so eben“ macht. Dafür muss sich einiges in den Unternehmen und bei den handelnden Personen bewegen. Vielleicht machen auch deswegen viele Unternehmen erst einmal einen „Zwischenschritt“ und versuchen, ihr Recruiting allgemein auf neue Beine zu stellen. Ist das pragmatisch richtig? Oder vielleicht eher kontraproduktiv? Mal sehen. Ein paar Gedanken inklusive Praxis-Best-Practice von dem Automobilzulieferer BFFT. Und hoffentlich ein intensiver Austausch anschließend mit Ihnen.

Active Sourcing – es geht los!

Bei mir häufen sich die Anfragen und Praxisbeispiele von Unternehmen, die ihr Recruiting massiv umbauen. In der Regel global agierende Mittelständler und Großunternehmen, die jetzt die Unterstützung vom Top Management haben, um wirklich etwas zu verändern, aktiver zu recruitieren und sich von „post & pray“ und Personalberatern verabschieden wollen. Die einen wollen das Recruiting zentralisieren, die anderen einen globalen Recruitingprozess auf- und umsetzen, die nächsten haben zumindest erkannt, dass sie sich bewegen müssen und wollen zumindest irgendwie mal Active Sourcing einführen. Wie immer ist die Welt und das Leben bunt und viele Wege führen nach Rom. Aus meiner Sicht gibt es nicht das „eine, einzig wahre und für alle gültige Recruitingmodell“. Trotzdem kann es helfen, sich ein wenig an anderen zu orientieren. Dazu liefert dieser Artikel und die hoffentlich anschließende Diskussion vielleicht eine kleine Hilfe. Denn ein absolutes Best-Practice Beispiel für den Umbau des Recruitings und den Aufbau einer Sourcing Abteilung liefert der Automobilzulieferer BFFT. Und zwei der handelnden Personen, Tobias Ortner und Jan Hawliczek von BFFT (finden Sie hier als „die grüne 3„), habe ich im Rahmen der Social Recruiting Days 2015 kurz interviewen können. Zusammen mit einem kleinen Mitschnitt ihres Vortrags am Ende gibt es das Video auf meinem youtube Kanal. Bevor oder während Sie weiterlesen, sollten sich sich hier die Präsentation zu ihrem Vortrag aufrufen. Darauf gehe ich jetzt nämlich ein wenig ein.

Active Sourcing & Recruiting ist nicht HR

Wenn Sie sich das Organigram von BFFT (Folie 5) anschauen stellen Sie fest: Das Recruiting und Personalmarketing sitzt unter dem CEO! Der „Rest von HR“ sitzt unter dem CFO!

Organisation HR / Recruiting BFFT

Das macht die Realität sehr deutlich, dass zwischem aktiven Recruiting und allgemeinen HR Aufgaben Welten liegen. Genauso spannend ist Folie 6, der Aufbau der Recruitingabteilung.

 

Organisation Recruiting BFFT

Wie Sie sehen können, gibt es die Position des Sourcers. Die Sourcer machen tatsächlich nichts anderes, als den ganz Tag nach ihren Bewerberzielgruppen zu sourcen, sich mit ihnen zu verbinden, in Kontakt zu bleiben sowie die bestehenden Active Sourcing Kanäle immer besser kennenzulernen und neue zu entdecken.

Praktisch läuft ein Recruitingprozess wie folgt ab: Der Fachbereich bespricht mit dem Recruiter den Bedarf, der Recruiter klärt mit dem Sourcer das Anforderungsprofil und die Sourcingstrategie etc., der Sourcer identifiziert und spricht potentielle Kandidaten an. Zeigt ein Kontakt Interesse oder bewirbt sich, entscheiden Recruiter und Sourcer über eine Einladung und führen auch das 1. Gespräch! Im zweiten Gespräch kommt der Fachbereich hinzu, aber selbst das ist nicht immer der Fall. Denn die Entscheidung für oder gegen einen Kandidaten fallen Sourcer und Recruiter, nicht der Fachbereich! Auch interessant: Die Entscheidung fällt eher aufgrund der persönlichen Passung des Bewerbers, weniger aufgrund der fachlichen Fähigkeiten. Die lassen sich aneignen, die persönliche Passung nicht. (Was mich Sie ganz kurz nochmal auf die Cultural-Fit-Studie von Christoph Athanas erinnern lässt. Hier können Sie teilnehmen, es lohnt sich!)

Verglichen mit dem, was ich von anderen Unternehmen kenne, ist das revolutionär. Und kehrt meinen Lieblingsansatz „der Fachbereich ist der bessere Recruiter“ ja auch komplett um! Ich glaube aber auch nicht, dass es auf jeden Arbeitgeber übertragbar ist. Aber ein sehr spannender Ansatz. Fairerweise muss ich dazu schreiben, dass auch das Recruitingteam von BFFT sich diesen Prozess und diese Rechte „erarbeitet“ hat. Auslöser war die Idee von Tobias Ortner, mal die Rechnung aufzumachen, was günstiger (und inhaltlich sowieso viel besser weil nachhaltiger ist): Eine eigene Sourcing Abteilung aufzubauen oder weiter von Personalberatern abhängig zu sein? Die Antwort sollten Sie kennen. Er hat dann bei Null angefangen und sich nach und nach das Team aufgebaut. Irgendwann merkten sie, dass die Recruiter keine Zeit mehr für aktives Recruiting haben, wenn sie auch noch Gespräche koordinieren und Verträge verhandeln. Das war der Moment, die Rolle des Sourcers zu etablieren. Aktuell beschäftigt BFFT acht (!) Sourcer und fünf Recruiter! Bei einer Unternehmensgröße von unter 800 Mitarbeitern und einem Einstellungsbedarf von über 400 neuen Mitarbeitern in 2015.

Active Sourcing – lernt man nicht nebenbei und von selbst

Dass die eigentlichen Active Sourcing Strategien & Techniken gelernt werden müssen, leuchtet jedem ein. Wahrscheinlich waren die Social Recruiting Days in Berlin auch deswegen so ein Erfolg, weil thematisch ein großer Schwerpunkt auf Active Sourcing lag. Mit der absoluten Sourcing Expertin Barbara Braehmer, die mit intercessio Unternehmen nicht nur operativ unterstützt, sondern auch interne und externe Sourcing Trainings durchführt. So auch bei den Social Recruiting Days. Aber BFFT geht noch zwei Schritte weiter. Denn natürlich brauchen die Sourcer auch Ahnung von der fachlichen Materie. Heißt bei BFFT: Technik rund ums Automobil! Und ein weiterer Aspekt ist die Psychologie, insbesondere in der Gesprächsführung, aber auch in der Eignungsdiagnostik (siehe Folie 15). Weil alles zusammen viel Materie ist, bildet BFFT seine Sourcer acht Monate lang aus. Und jetzt kommen Sie 🙂 Wieviel Schulung hat Ihr Werkstudent, der „dieses Active Sourcing da“ machen soll, bekommen? Wenn die Recruiter wirklich fit in den Fachthemen sind, dann ziehe ich meine These, den Fachbereich mehr ins Recruiting einzubauen, gerne zurück. In den meisten Unternehmen ist das aber ja nicht der Fall.

 

Active Sourcing – oder geht es auch anders?

Sie wissen, ich bin ein gaaaaanz großer Freund von Recruiting über Netzwerke. Und Netzwerke bauen Sie eben auch (aber nicht nur) über Active Sourcing auf. Aber ob jetzt jedes Unternehmen ein eigenes Sourcingteam braucht? Ich glaube nicht. Ich bin Praktiker. Es gibt genug Jobs, die Sie auch heute noch über Stellenanzeigen besetzen können. Natürlich auch abhängig von Ihrem Ruf als Arbeitgeber und der Region. Und nach meinem Verständnis ist eigentlich der Fachbereich auch ein sehr guter Sourcer. Wenn er sich denn die Zeit nehmen (oder sie bekommen würde). Und wenn Sie nicht 400 neue Mitarbeiter im Jahr einstellen müssen, sondern nur 20-40, und Ihre Recruiter nicht mit administrativen Kram belastet werden (Termine mit Fachbereich koordinieren, BR Genehmigung einholen, Unterschriften für Verträge hinterherrennen etc.), dann kann aus meiner Erfahrung der Recruiter auch Sourcer in einer Person sein.

Was mich zum Abschluss zu meiner Frage an Sie bringt: Wie ist denn Ihre Recruitingabteilung aufgebaut? Welche Benchmarks können Sie miteinbringen? Zum Beispiel in der Frage, wieviele Recruiter/Sourcer braucht man eigentlich? Ich weiß, dass viele Recruiter 40 oder mehr Stellen betreuen und das für völlig normal halten. Vielleicht finden das manche toll, weil man damit zeigt, wie viel man wuppt. Meine Meinung: Zu glauben, ein Recruiter kann ersthaft aktiv für 40 Stellen recruitieren, ist, sorry liebe KollegInnen, absoluter Humbug! Das geht nicht. Außer, Sie geben gleich mal 20 „schwierige“ Stellen an die Personalberater ab. Aber das wollen Sie doch nicht mehr, oder? Ich halte 20 offene Stellen für die absolute Obergrenze, wenn der Recruiter auch der Sourcer ist (und nicht in internen administrativen Prozessen und Aufgaben ertrinkt!) Optimal sind 10-15! Außer natürlich, die Jobs unterscheiden sich alle minimal und Sie verwerten einen Kandidaten gleich für drei Stellen. Dann ist Ihre Besetzungswahrscheinlichkeit dreimal höher, bei gleichem Sourcingaufwand.

Ich hatte Tobias und Jan auch noch gar nicht gefragt!!! „Jungs, wie viele Stelle betreut denn bei Euch ein Sourcer?“

Ich bin auf den Austausch echt gespannt. Jeder, der mitmacht, wird einen Mehrwert liefern, um die deutschen Arbeitgeber mittel- bis langfristig besser im Recruiting aufzustellen. Das muss doch unser gemeinsamer Anspruch sein, oder?

Tatsache ist: Die HR / Recruitingabteilungen müssen sich autonomer aufstellen. Mehr aktiv in den Suchprozess rein, weniger administrativen Aufwand, mehr Entscheidungsbefugnis. Wie Sie das organisatorisch machen, da gibt es viele Optionen.

Zum Abschluss gibt jetzt hier noch das Interview zu sehen. Viel Spaß 🙂

Ich freue mich auf Ihre Kommentare, Ergänzungen und Erfahrungen!

Ihr Henrik Zaborowski

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8 Kommentare auf "Active Sourcing und Aufbau einer professionellen Recruiting Abteilung"

  1. Marc Mertens sagt:

    Hallo Henrik,

    großes Kompliment an Dich für diesen sehr nützlichen und Praxis-orientierten Artikel. Meine Bewunderung auch das Team von BFFT und ein Dankeschön, dass Sie sich mal auf die Finger schauen lassen.

    Die Angabe bzw. Nachfrage der Recruiter-KPI von dir finde ich auch spannend und bin absolut bei dir, dass das Recruiting und Sourcing besser geplant werden muss. Zu meinen „schlimmsten Zeiten“ musste ich tatsächlich mehr als 30 Anfragen alleine für einen (!) Auftraggeber in der PDL mit Talenten befeuern, zuzüglich der sonstigen Kunden. Das hält man eine gewisse Weile durch und wird dann jeden Tag frustrierter, weil es entweder an keiner Stelle passt oder man die Aufträge einfach alle sausen lassen muss. Und dann kommen die KAMs und GLs ins Spiel, die sich über mangelnde Platzierungen beschweren. ;-(

    Meine Kennzahlen hast du übrigens jetzt zur Hand ;-)) und kannst diese gerne verarbeiten. Allerdings in anonymisierter Form und zum Zwecke eines Benchmarks oder praktischen Vergleichs. Würde mich mal interessieren, wie offizielle KPIs im Bereich Recruiting/Sourcing aussehen könnten?

    Um es aber mal mit Stefan Heinrich (Vertriebscoaching) zu sagen: die Motivation kommt eigentlich immer von selbst, wenn man gut, valide, sachliche und erreichbare Ziele definiert. Und bei Nicht-Erreichung vor allem an den Problemen arbeitet und nicht an der Verschärfung der KPIs. ;-))

    Herzliche Grüße
    Marc

  2. Hallo Herr Zabarowski,

    danke für das schöne Beispiel. Was für mich noch offen geblieben ist, ob das Sourcing-Team bei BFFT über die Hauptgruppe der Berufseinsteiger auch die berufserfahrenen Experten macht. Die Einsteiger kann man über die web2.0 und Socialmedia-Schien gut finden, bei den Berufserfahrenen habe ich meine Zweifel. Active Sourcing ist hier schnell auch ein Active Stalking.
    Wo ich schmunzeln muss, ist Ihre geringe Sympathie für die Personalberater. Na ja – das ist ein weites Feld. Was ist der Hintergrund?
    Bei Engineering-Dienstleistern / Contracting-Boutiquen kann ich folgen. Aber es gibt auch andere, die nach wie vor (und evtl. in Zukunft noch viel mehr) Partner in der Personalbeschaffung von Unternehmen werden.
    Happy Recruiting

    • Hallo Herr Terhalle,
      vielen DAnk für Ihre Frage. Ich habe es so verstanden, dass gerade auch die Berufserfahrenen über Active Sourcing gesucht werden.
      Und Sie sind der zweite, der mich auf meine Meinung zu Personalberatern anspricht. Dabei bin ich in diesem Artikel doch ziemlich neutral. Da habe ich schon ganz andere Sachen geschrieben 🙂 Ich habe nichts gegen Personalberatern. Meine Erfahrung ist nur, dass diese von den meisten Unternehmen sehr unkontrolliert und wahllos (Wildwuchs) eingesetzt werden. Und die Unternehmen sich echte Chancen verbauen, selber ein nachhaltiges Recruiting aufzubauen. Dass der Einsatz von PB an der einen oder anderen Stelle Sinn macht, bestreite ich gar nicht. Aber mir ist der Einsatz inzwischen viel zu inflationär. Und dagegen habe ich was 🙂
      Herzlichen Gruß und Ihnen auch weiter viel Erfolg im Recruiting,
      Henrik Zaborowski

      • Hallo Herr Zabarwoski,

        danke für die fixe Antwort. Dass Sie in anderen Beiträgen so Ihre eigene Meinung hatten, habe ich schon mitbekommen 😀
        Ich bin sehr bei Ihnen, dass Personalberater „wie Wildwuchs“ eingesetzt werden. Leider ist HR oft weit weg von der Stringenz und Verhaltenslogik eines strategischen Einkaufs. (Supplier Development / Double Sourcing / Innovationspotentiale absichern, usw.), dabei geht es bei beidem um Beschaffung. Bei einem sehr großen Engineering-Unternehmen wurden alle Verträge mit zig HR-Anbietern gerade gekappt und die Menge der HR-Zulieferer drastisch reduziert, nur einer kam on topp neu hinzu … 🙂
        Und klar ist auch, dass man das Recruiting am besten selbst macht. Bei den berufserfahrenen Experten (ohne Führungsaufgabe) sehe ich jedoch nur eine geringe Hebelmöglichkeit im Unternehmen, da erlebt die alte telefonische Direktansprache ja eine Renaissance. Oder wie ist Ihre intern/externe Erfahrung hier?
        Schönes Wochenende aus Darmstadt

        • Marc M. sagt:

          Hallo Herr Dr. Terhalle,

          ich konnte mittlerweile beide Seiten als Recruiter erleben und meiner Meinung nach, ist der Zeitfaktor der einzig limitierende Aspekt. Und das hat eigentlich einfache Gründe, wobei Sie einen bereits selbst indirekt angegeben haben. 😉

          Solange Unternehmen (jeglicher Größe) die Personalbeschaffung als „notwendiges Übel“ betrachten oder dies gerne im „technischen Einkauf“ untersortieren, solange wir Recruiting auch nicht strategisch betrieben bzw. in Form eines Marathons durchgeführt werden.

          Und genau an der Stelle kommt der Zeitfaktor ins Spiel. Wenn nämlich die Firmenstrategie (mit allen laufenden oder zukünftigen Projekten) und den Fachabteilungen die Teams aus dem Recruiting rechtzeitig mit ins Boot nehmen würden, sofern es diese Teams überhaupt gibt, könnte man auch vernünftig planen. Ansonsten ist eine deutlich sinnvollere Lösung auf die Talent-Netzwerke und Profis aus dem Interim-Recruiting (Henrik Z.) oder Personalberatungs- und Zeitarbeitsagenturen zurückzugreifen. 😉

          • Lieber Marc M.,

            klar, der „Zeitfaktor“ ist ein wichtiger Faktor in dem Spiel. Aber Sie beschreiben es ja selbst schon – geht es nicht viel mehr um die Rolle, die HR im Unternehmen einnehmen kann? Ist HR nur Erfüller, Sachbearbeiter? Oder bekommt HR einen Auftrag, wie es im HR Business Partner Modell angedacht ist. HR als Partner des Business ist mit im Boot und akzeptiert. Das scheint mir das mindeste, um ein Recruiting gut hinzubekommen. Aber vielleicht liegt darin schon wieder ein neues Problem; denn kann man aus dieser Rolle heraus kritisch begleiten, für den Fachbereich einen Außenblick ermöglichen, wenn man selbst mit im Boot sitzt und nicht außerhalb – um bei dem Bild zu bleiben? Was wäre es, wenn HR als Consultants agieren? Wir selbst nennen das auch kritisches Sparring. Wie müssten denn Strukturen beschaffen sein, um diesen Auftrag leben und leisten zu können? Zu dem Thema planen wir gerade übrigens selbst unseren nächsten eigenen Blogbeitrag auf unserer Website.
            Ihnen beste Grüße aus Darmstadt

        • Herr Herr Terhalle,
          hm, ich habe bisher auch bei Berufserfahrenen gute Erfahrungen mit Active Sourcing gemacht. Es kommt sicherlich auf die Zielgruppe an. Aber es stimmt schon: Im Zuge der Übervölkerung der Sozialen Netzwerke durch Heerscharen von Personaldienstleistern ist die gute alte telefonische Ansprache wieder ein gutes Mittel. Aber wie gesagt, eine Frage der Zielgruppe. Softwareentwickler, die im Großraumbüro sitzen, finden so einen Anruf nicht lustig.
          Beste Grüße,
          Henrik Zaborowski

  3. […] Recruiting zu Unrecht nach wie vor als reine Kostenstelle und nicht als Wertschöpfer gesehen wird (anders als z. B. bei BFFT), wird die Mitarbeiterzahl hier konstant klein gehalten. Recruiterstellen werden gerne mit […]

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